Diş kliniği programı seçerken kontrol etmeniz gereken noktalar

Özellik listesinden önce kliniğin günlük akışını yazın

Diş kliniği programı karşılaştırması yaparken ilk bakılan yer çoğu zaman uzun özellik listeleridir. Oysa seçiminizi kolaylaştıran soru daha somuttur: Ekibiniz bir hastanın ilk telefonundan son tahsilatına kadar hangi adımları izliyor? Randevu yazan kişi, tedaviyi kaydeden hekim ve ödeme alan çalışan aynı kaydı farklı amaçlarla kullanır. Programı bu kişilerin günlük işleri üzerinden değerlendirmek, yalnız ekran görüntülerine bakmaktan daha açıklayıcıdır.

Bir sayfaya en sık yaptığınız işlemleri yazın. Örneğin hastayı telefon numarasıyla bulmak, hekim takviminde uygun saat seçmek, planlanan işlemleri görmek, tahsilat eklemek ve gün sonu kontrolü yapmak. Her ürünün denemesinde aynı örnekleri kullanın. Gerçek hasta bilgisi kullanmak yerine baştan sona kurgusal bir kayıtla ilerleyin; böylece hem karşılaştırmanız tutarlı olur hem de değerlendirme için gereksiz veri paylaşmazsınız.

Randevuyu oluşturmak kadar değiştirmeyi de deneyin

Takvim değerlendirmesini yalnız boş bir saate tıklayarak bitirmeyin. Aynı hastanın daha önce kayıtlı olup olmadığını arayın, hekimi ve süreyi seçin, kaydı açıp ayrıntılarını tekrar okuyun. Sonra saati değiştirin ve hangi bilginin güncellendiğini kontrol edin. İptal ile silmenin farklı işlemler olarak sunulup sunulmadığına da bakın. Ekip, bir kaydın neden görünmediğini tahmin etmek zorunda kalmamalıdır.

Programı kullanacağınız telefon veya tablette de aynı akışı deneyin. Yazılar okunuyor mu, saat seçimi kolay mı, klavye açılınca kaydetme düğmesine ulaşılabiliyor mu? İnternet yavaşladığında ekranın ne söylediğini gözlemleyin. İşlemin başarılı olup olmadığı anlaşılmıyorsa tekrar kaydetmek yerine kayıt listesinden sonucu kontrol edebileceğiniz açık bir yol bulunmasını isteyin.

Tedavi planını, hasta borcunu ve tahsilatı ayrı inceleyin

Bir tedavinin planlanmış olması, uygulanmış olması ve ücretinin tahsil edilmiş olması aynı durum değildir. Denemede bu üç aşamayı ayrı ayrı izleyin. Hastayla anlaşılan tutarın nerede bulunduğunu, indirim veya fiyat düzeltmesinin hangi kaydı etkilediğini ve tahsilattan sonra kalan bakiyenin nasıl gösterildiğini sorun. Sayfalar arasındaki rakamları aynı para biriminde karşılaştırın.

Taksitli çalışıyorsanız bir örnek ödeme planı hazırlayın. Ödenmiş ve ödenmemiş taksitlerin ayırt edilmesini, tarih değişikliğini ve bir ödemenin hangi plana bağlandığının görülebilmesini kontrol edin. Yanlış kayıt düzeltme akışını da deneyin. Amaç yalnız güzel bir toplam görmek değil, o toplamı oluşturan hareketleri anlayabilmektir. Hekim paylaşımı veya gider düşümü kullanacaksanız hesap kuralını ayrıca netleştirin.

Her çalışan için gerekli erişimi değerlendirin

Klinik sahibi, hekim ve sekreterin günlük ihtiyaçları aynı olmayabilir. Ürünü incelerken örnek rollerle oturum açıp hangi kayıtların görülebildiğini ve hangi işlemlerin yapılabildiğini kontrol edin. Bir çalışanın yetkisi kaldırıldığında bunun yalnız düğmenin görünümüne değil, gerçek işlem iznine de yansıması gerektiğini değerlendirme listenize ekleyin. İşlem geçmişinde değişikliği yapan kişinin anlaşılır biçimde gösterilmesini isteyin.

İki aşamalı doğrulama seçeneğini de sorun. OWASP, çok faktörlü doğrulamada birbirinden bağımsız faktörlerin kullanılmasını açıklar; yalnız iki farklı şifre istemek aynı korumayı sağlamaz. Yönetici hesabının korunması ve hesaba erişim kaybolduğunda izlenecek kurtarma yolu birlikte değerlendirilmelidir. Teknik terimler arasında kaybolmak yerine sağlayıcıdan size ait kullanım senaryosunu açıkça anlatmasını isteyin.

Yedek var mı sorusuna geri yükleme sorusunu da ekleyin

Yedekleme hakkında yalnız sıklık bilgisi almakla yetinmeyin. Hangi verilerin yedeklendiğini, dosyaların bu kapsama girip girmediğini ve ihtiyaç halinde nasıl geri dönüleceğini sorun. NCSC’nin küçük işletmelere yönelik rehberi, yedek oluşturmanın yanında geri yüklemeyi bilmeyi ve önemli verilerin yedekte bulunduğunu kontrol etmeyi vurgular. Bu nedenle değerlendirmede son geri yükleme testinin sonucunu sormak yararlıdır.

Kliniğiniz için kabul edilebilir kesinti ve kayıt kaybı sürelerini de konuşun. Bunları ürün ekranındaki genel bir güvenlik ifadesinden çıkarmayın. Sağlayıcının açıkladığı hedef ile gerçekten doğruladığı test sonucunu ayırın. İnternet veya hizmet kesintisinde ekibinizin kime, hangi kanaldan ulaşacağını ve gelen uyarıları kimin takip edeceğini önceden belirleyin.

Eski kayıtların aktarım kapsamını baştan netleştirin

Mevcut bir programdan geçiyorsanız hasta listesi, randevular, tedavi geçmişi, dosyalar ve bakiyeler için ayrı bir aktarım listesi hazırlayın. Bir başlığın aktarılabiliyor olması diğer bütün kayıtların da aktarılacağı anlamına gelmez. Dosya biçimini, tarih kapsamını ve aktarım dışında kalan alanları yazılı olarak netleştirin. Son kontrolün hangi toplam ve örnek kayıtlarla yapılacağını önceden kararlaştırın.

Aktarım tamamlandıktan sonra birkaç ekranı açmak tek başına yeterli değildir. Kaynakla hedefte kayıt sayıları, dosya ilişkileri ve mali toplamlar karşılaştırılmalıdır. Eksik veya açıklanamayan fark varsa geçiş tamamlandı demek yerine bunları bir istisna listesinde tutun. Kaynak sistemi ne zaman bırakacağınızı da bu doğrulamaların sonucuna göre belirleyin.

Toplam bedeli ve destek düzenini karşılaştırın

Aylık abonelik bedelinin hangi kapsam için verildiğini sorun: Şube, hekim veya kullanıcı sayısı fiyatı değiştiriyor mu? Dosya alanı, veri aktarımı ve mesajlaşma hizmetleri dahil mi? Ek hizmetlerin nasıl açıldığını ve beklenmeyen bir ücretin nasıl önlendiğini öğrenin. Yıllık ödeme seçeneğini değerlendirirken yenileme ve iptal koşullarını da aynı tabloda tutun.

Destek kanalını günlük çalışma biçiminize göre değerlendirin. Yazılı talep takibi, çalışma saatleri ve ilk yanıt hedefi açık mı? Ekibin yararlanabileceği güncel yardım anlatımları bulunuyor mu? Ürünün kendisini incelemek kadar, sorun çıktığında izleyeceğiniz yolu bilmek de kararınızı kolaylaştırır.

• Aynı kurgusal hasta ve randevu akışını her üründe deneyin.
• Plan, cari, taksit ve tahsilat rakamlarını ayrı ayrı geri okuyun.
• Telefon ve tablet kullanımını kendi cihazınızda kontrol edin.
• Yetki, yedek, aktarım ve destek koşullarını yazılı olarak netleştirin.
• Son kararı yalnız özellik sayısına göre değil, ekibinizin günlük akışına göre verin.